Nuestra estrategia de relacionamiento y comunicación con grupos de interés se fundamentó en conectar con ellos, lo que somos y hacemos, buscando ampliar el entendimiento y conocimiento del propósito de la empresa, su estrategia y los pilares que la definen. La apuesta se basó en cinco factores claves de éxito: Grupos de interés, Canales de comunicación, Formación y desarrollo de habilidades, Procesamiento de información (narrativas) y Medición. Dentro del proceso se destaca:
Participación en asociaciones, gremios y alianzas:
Atención a grupos de interés
Como parte de nuestro interés por la mitigación de impactos en los territorios donde operamos, hemos diseñado un plan de intervención que responde a nuestra estrategia ASG, construido entre las diferentes áreas para anticiparnos a posibles impactos ambientales y sociales, principalmente. De esta forma y con indicadores de seguimiento definidos, hemos logrado reducir las quejas como se detalle en el capítulo de Compromiso con el Desarrollo Territorial.
Los tiempos de respuesta y manejo de lo mismo, han sido elevados a indicadores de gestión corporativos asegurando la completa integración entre las áreas y la solución de las quejas, preguntas y reclamos así como buscando evitar al máximo la no repetición de los mismos.
Al ser una compañía que opera en 36 municipios de Colombia, hemos establecido para la identificación y abordaje de preguntas, reclamaciones, quejas e inquietudes un sistema de registro y seguimiento, el cual incluye personal de atención inmediata, línea gratuita nacional o correo electrónico, en todos los casos y si así lo estima el emisor, la información de manejo de forma confidencial. Este proceso maneja tiempos de respuesta establecidos y cuenta con una ruta de atención por parte de la operación y las áreas responsables del relacionamiento con el grupo de interés, para garantizar agilidad en el trámite.
Una vez abierto un proceso de PQRS, el tratamiento se realiza en conjunto con las partes interesadas, de acuerdo a los procedimientos internos definidos. El cierre se realiza cuando se da tratamiento al incidente generado, se comunica a las partes el trámite dado y se incluye, en algunos casos, estándares de satisfacción. El seguimiento de la eficacia a la solución o respuesta dada, se realiza con cada una de las Unidades de Negocio a través de Comités de Seguimiento periódico para quejas y reclamos abiertos hasta cierre y comunicación. Así mismo, llevamos a nivel corporativo seguimiento al indicador de Incidentes Críticos Materializados Gestionados como una variable clave a nivel corporativo lo que exige que toda la organización esté envuelta en la solución de los mismos.
En Riopaila Castilla actuamos con integridad, de forma ética, honesta y transparente. Es por esto que estamos atentos a prevenir y reportar oportunamente cualquier acto o situación ilegal o que vaya en contra de nuestro Código de Ética y Buen Gobierno; para ello, contamos con la Línea Ética, siendo esta una herramienta con los mejores estándares de calidad, confidencialidad e independencia, a la cual tienen acceso todos los grupos de interés por los diferentes canales, como lo son: línea gratuita 01 8000 12 22 11, correo electrónico: riopailacastilla@lineatransparencia.com, formulario virtual: https://reporte.lineatransparencia.co/riopailacastilla y el formulario para declaración de conflicto de intereses, los cuales se encuentran publicados en la página web, la intranet corporativa y en diferentes medios de la organización.
Adicionalmente, se procuró por el posicionamiento de la Oficina de Cumplimiento como entidad interna para, entre otras, la recepción y gestión de consultas e información relacionada con los sistemas de cumplimiento, contando con el correo electrónico oficinadecumplimiento@riopaila-castilla.com y entrevistas personales.
En el 2023 recibimos 28 alertas asociadas a mejoras en procesos, temas laborales y reportes de posibles conflictos de intereses. Los casos fueron gestionados de acuerdo con el protocolo establecido por el Comité de Ética. Adicional a las comunicaciones recibidas en los canales tradicionales ya tratados o descritos en detalle en el capítulo con el Desarrollo Territorial no se tiene registro de otras comunicaciones recibidas o categorizadas como críticas por parte de los grupos de interés.
Contamos con un Código de Ética y Buen Gobierno renovado, que funge como marco de referencia para nuestro actuar y la ejecución del 100% de las operaciones del Grupo Agroindustrial. A su vez, las normas internas de ética, transparencia y políticas anticorrupción y antisoborno fueron actualizadas para gestionar adecuada y oportunamente los temas relacionados con estos elementos. La socialización de las mismas fue publicada en medios de acceso a todos los grupos de interés y compartida para conocimiento y consulta de la totalidad de las partes interesadas a través de mecanismos masivos de la empresa.
Durante el 2023, se realizaron capacitaciones de anticorrupción a las áreas y roles más críticos dentro de la cadena de valor del negocio como son:
De acuerdo con la evaluación de riesgos aplicada en el 2023, se actualizó y se encuentra en ejecución la matriz de riesgos de corrupción y soborno, identificando trece riesgos, entre los que se encuentran, por ejemplo, no identificación de señales de alerta detectadas en el proceso de debida diligencia de contrapartes; establecer o mantener relaciones contractuales y/o comerciales con contrapartes involucradas en actos de fraude, corrupción y/o soborno transnacional; obtener ventajas o beneficios indebidos o irregulares en transacciones que desarrolle la Compañía, por realizar contribuciones políticas y/o donaciones con destino a funcionarios públicos nacionales o extranjeros de manera directa o indirecta; entre otros.
La matriz de evaluación de riesgos de corrupción y soborno es aplicada a todas las operaciones, concluyendo que durante el 2023 no se identificaron variaciones relevantes en los riesgos significativos. Así mismo, los sistemas de administración y gestión de riesgos asociados a corrupción y soborno transnacional exigidos por la ley para cada sociedad, según aplique, se encuentran vigentes y operando. En este periodo tramitamos el total de las consultas, denuncias o solicitudes que llegaron a la Línea Ética, dentro de las cuales no se reportaron e identificaron casos de corrupción con trabajadores, aliados productivos, aliados estratégicos, entidades públicas y demás grupos de interés, en los canales dispuestos por la empresa.
En este enlace, detallamos más sobre nuestro compromiso con la ética y la transparencia: https://www.riopaila-castilla.com/codigo-de-etica/.
En el 2023 iniciamos un plan de formación de todas las normas internas asociadas a la ética empresarial y políticas anticorrupción y soborno, buscando generar una cultura de cumplimiento en todos los trabajadores y en los diferentes grupos de interés.
La Compañía cuenta con una Política de Ética y Buen Gobierno que, además de cumplir y hacer las veces de programa de transparencia y ética empresarial en aquellas sociedades donde son obligatorias su implantación, le permite gestionar adecuada y oportunamente los temas relacionados con el cumplimiento de las políticas anticorrupción y antisoborno.
De forma periódica se realizan charlas, formaciones y comunicaciones a los diferentes grupos de interés, brindándoles información clara y precisa sobre estas políticas. En el periodo, por los canales oficiales de la Compañía, no se recibieron alertas relacionadas con corrupción y/o soborno.
La Compañía incluyó dentro de su normativa interna parámetros de control para el desembolso de apoyos para partidos políticos y candidatos, asegurando el cumplimiento de las normas nacionales que regulan este tipo de donaciones.
Los aportes realizados durante el 2023 en el marco de las elecciones regionales siguieron esas normas y procedimientos. Las donaciones o aportes realizados en el periodo se encuentran registras en la página web https://www.cnecuentasclaras.gov.co/.
Reclamaciones por violaciones de la privacidad del cliente y pérdida de datos del cliente
La Compañía actualizó su Programa de Protección de Datos Personales de acuerdo con las últimas normas y recomendaciones aplicables. Buscamos proteger la privacidad y seguridad de los datos personales y su uso restringido a las finalidades estrictamente necesarias y previamente autorizadas.
No se recibieron reclamaciones de terceros o de autoridades regulatorias relacionadas con violaciones a la privacidad del cliente ni filtraciones, robos o pérdidas de datos personales. Así mismo, se tramitaron y resolvieron el total de las consultas, denuncias o solicitudes que llegaron al correo electrónico dispuesto para tal efecto.
Informe de procesos judiciales relevantes a 31 de diciembre de 2023.
Contencioso administrativo
Demandante: Riopaila Castilla S.A.
Demandado: Superintendencia de Industria y Comercio – SIC
Nulidad y Restablecimiento del Derecho contra la Resolución No. 103652 del 30 de diciembre de 2015 mediante la cual la SIC, sancionó a Riopaila Castilla S.A. por prácticas restrictivas a la competencia en una suma de $40.157.825.050 la cual se pagó en su totalidad en el año 2021. En sentencia de primera instancia se negaron las pretensiones de Riopaila Castilla S.A., por lo que se interpuso el recurso de apelación en los términos de ley, para que la demanda sea resuelta en segunda instancia por el Honorable Consejo de Estado.
Demandante: Riopaila Castilla S.A.
Demandado: Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales – UGPP
Nulidad contra la resolución proferida por la UGPP por errores en la liquidación de aportes al sistema de seguridad social integral de los años 2011 y 2013 (en el trámite del proceso administrativo se resolvieron unas correcciones parcialmente a favor de Riopaila Castilla S.A., no obstante, por las sumas restantes se procedió a interponer demanda de nulidad y restablecimiento del derecho). El Tribunal Administrativo de Cundinamarca declaró la nulidad parcial de los actos administrativos. Ambas partes presentaron recurso de apelación. El 25 de agosto de 2022 el Consejo de Estado confirma parcialmente la nulidad de los actos administrativos y ordena a la UGPP practicar una nueva reliquidación. Se presentó un recurso extraordinario de revisión ante Consejo de Estado.
Demandante: Riopaila Castilla S.A.
Demandado: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Nulidad de las resoluciones Nos. 001 del 23 de diciembre de 2015 y 283 del 05 de octubre de 2016, mediante las cuales la DIAN, no reconoció el monto de los intereses corrientes y moratorios con ocasión del saldo a favor generado en la declaración de renta del año gravable 2008. La demanda fue admitida. Se presentó contestación por parte de la DIAN el 15 de julio de 2019. Se encuentra a la espera de fijación de fecha la audiencia inicial.
Demandante: Riopaila Castilla S.A.
Demandado: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Nulidad y restablecimiento del derecho contra la Liquidación oficial de revisión de Impuesto sobre la renta del año gravable 2013. La demanda fue admitida, y la DIAN presentó la contestación. Se encuentra a la espera de la fijación de fecha la audiencia inicial.
Proceso de restitución de tierras
Demandante: Blanca Emilse Muñeton Montilla y otros
Demandados: Agroforestal Ceiba Verde S.A.S., Riopaila Castilla S.A., Riopaila Palma S.A.S.
El día 5 de marzo de 2020 el Juzgado Primero Civil del Circuito Especializado en Restitución de Tierras de Villavicencio, notificó demanda de restitución de tierras sobre el predio denominado “Los Arrayanes”, ubicado en el municipio de Santa Rosalía (Vichada), de propiedad de Agroforestal Ceiba Verde S.A.S. La presunta víctima indica que fue despojada de la tierra a raíz de la violencia. Las sociedades del Grupo presentaron las oposiciones dentro del plazo establecido en la Ley, con base en los estudios realizados por la empresa en su momento, los cuales servirán para probar en la defensa, que el Grupo Agroindustrial Riopaila Castilla, obró de buena fe, exenta de culpa, al momento de adquisición de dicho predio, y especialmente que no existió despojo de tierras y/o desplazamiento forzado de la reclamante y su grupo familiar en el período señalado en la demanda. Se desarrolló la etapa probatoria hasta su finalización, por lo que el Juzgado de origen remitió el proceso al Tribunal Superior de Bogotá – Sala Civil Especializada en Restitución de Tierras, para proferir Sentencia.
Acción Popular – Pisamal
Demandante: Procuraduría 34 Judicial I para Asuntos Ambientales y Agrarios de Armenia
Demandados: Agencia Nacional de Tierras, Departamento del Quindío, Municipio de La Tebaida, Corporación Autónoma Regional del Quindío, Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca. Nación- Ministerio de Defensa – Ejército Nacional, Riopaila Castilla.
El 16 de enero de 2020, el Tribunal Administrativo del Quindío notificó a Riopaila Castilla S. A., de una acción popular presentada por el Procurador 34 Judicial I para Asuntos Administrativos Ambientales y Agrarios de Armenia, en la cual se está solicitando la protección de los derechos colectivos al goce de un ambiente sano, existencia del equilibrio ecológico y el manejo y aprovechamiento racional de recursos naturales, goce del espacio público y utilización y defensa de los bienes de uso público, moralidad administrativa y el acceso progresivo a la propiedad de la tierra de los trabajadores agrarios, supuestamente vulnerados con ocasión de la adjudicación y explotación del predio Pisamal (563 hectáreas), ubicado en el municipio de La Tebaida, en el Departamento del Quindío, en el cual Riopaila Castilla S.A. ejecutó un contrato de cuentas en participación, para el cultivo de caña de azúcar entre los años 2008 y 2018.
La demanda fue contestada dentro del plazo establecido por la Ley. Se celebró la audiencia de pacto de cumplimiento la cual se declaró fallida por inasistencia de algunas partes del proceso, por lo que el Despacho dará apertura a la etapa probatoria.
En el año 2023 no se presentaron reclamaciones o investigaciones, por conductas anticompetitivas o prácticas monopólicas en contra de la empresa.
En cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo 2° del Artículo 778 del Código de Comercio (artículo 87 de la Ley 1676 de 2013), se deja constancia que los administradores de Riopaila Castilla S.A. no entorpecieron la libre circulación de las facturas emitidas por los vendedores o proveedores.
De conformidad con lo previsto en la Ley 1314 de 2009, el Decreto Reglamentario 2784 de diciembre de 2012 y el Decreto 3024 de 2013, la compañía pertenece al Grupo 1 de preparadores de la información financiera y por consiguiente, se dio aplicación a la normatividad vigente y se prepararon los estados financieros al cierre del ejercicio de conformidad con la misma.
De acuerdo con las fechas previstas por la Superintendencia Financiera, se dio cumplimiento dentro del plazo fijado en 2023, para el envío de los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2022, y también para el envío de la información financiera correspondiente a cada uno de los trimestres de ese año, preparados bajo la normatividad vigente.
Las operaciones y transacciones materiales realizadas por la sociedad con sus partes relacionadas se revelan en la Nota 30 de los Estados Financieros Separados, conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
En cumplimiento con el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1° de la Ley 603 de 2000, durante el año 2023, se realizaron operaciones con Accionistas y Administradores que se ajustan a las políticas generales de la sociedad así:
Efecto en el estado de resultados, operacional
Durante el periodo reportado, los Accionistas de la compañía han realizado operaciones de enajenación de acciones, tales como: aporte de acciones a una sociedad del mismo beneficiario real, especie, dación en pago, permuta y adjudicación por sucesión. Además, se han realizado algunas operaciones de compraventa de acciones, de menor cuantía, inferiores a 66.000 UVR, y por lo tanto la operación no estaba obligada a realizarse a través del sistema bursátil. No obstante, todas las operaciones indicadas anteriormente, incluida la de compraventa, han sido informadas oportunamente a la Superintendencia Financiera de Colombia, de manera previa o posterior, en cumplimiento de las instrucciones impartidas al respecto.
Participación y estructura del capital
Beneficiarios reales
Hasta donde llega el mejor conocimiento de La Administración del Emisor, ninguna persona o grupo de personas, directa o indirectamente, por sí misma o a través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tiene respecto del emisor capacidad decisoria en un porcentaje igual o mayor al 25%.
Distribución de utilidades
La Compañía continúa cumpliendo con lo dispuesto en el Acuerdo de Normalización de la deuda con las entidades financieras; como parte de ello, logramos que los bancos autorizaran el reparto de dividendos por $25 mil millones correspondientes a utilidades del ejercicio 2022.